SOPORTES CONTABLES Y NO CONTABLES

SOPORTES CONTABLES Y REQUISITOS

CONCEPTO. 

Los soportes de contabilidad son los documentos que sirven de base para registrar las operaciones comerciales de una empresa,  Los soportes de contabilidad son los documentos que sirven de base para registrar las operaciones comerciales de una empresa, es por ello que se debe tener un especial cuidado en el momento de elaborarlos Se elaboran en origina y tantas copias como las necesidades de la empresa lo exijan. es  por ello que se debe tener un especial cuidado en el momento de elaborarlos Se elaboran en origina y tantas copias como las necesidades de la empresa lo exijan.

CLASIFICACIÓN:

Externos   e  Internos

Los comprobantes externos son aquellos emitidos fuera de la  empresa y luego recibidos y conservados en la empresa. Ej.: facturas de compras, recibos de pagos efectuados, etc.

Los comprobantes internos son los documentos emitidos en la empresa que pueden entregarse a terceros o circular en la misma empresa. Ej.: facturas de ventas, recibos por cobranzas, presupuestos , vales.

žTodos los soportes contables, para su justificación deben contener la siguiente

información general:

ž Nombre o razón social de la empresa que lo emite.

ž Nombre, número y fecha del comprobante.

ž Descripción del contenido del documento.

ž Firmas de los responsables de elaborar, revisar, aprobar y contabilizar los comprobantes.

CONSERVACIÓN

Los documentos comerciales deben ser conservados por diez años contados desde la fecha de emisión del documento

Recibo  de  caja 

žEl recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y las copias se archivan una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.

žEl recibo de caja se contabiliza con un débito a la cuenta de caja y el crédito de acuerdo con su contenido o concepto del pago recibido .

CONSIGNACIÓN 

Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para que lo diligencien al consignar. El original queda en el banco y una copia con el sello del cajero o el timbre de la máquina Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para que lo diligencien al consignar. El original queda en el banco y una copia con el sello del cajero o el timbre de la máquina registradora, sirve para la contabilidad de la empresa que consigna.

Hay dos tipos de consignaciones, una para consignar efectivo y cheques de bancos locales y otro para consignar remesas o cheques de otras plazas.   a registradora, sirve para la contabilidad de la empresa que consigna.

Hay dos tipos de consignaciones, una para consignar efectivo y cheques de bancos locales y otro para consignar remesas o cheques de otras plazas.  

La factura comercial es un soporte contable que contiene además de los datos generales de los soportes de contabilidad, la descripción de los artículos comprados o vendidos, los fletes e impuestos que se causen y las condiciones de pago.

Desde el punto de vista del vendedor, se denomina factura de venta y del comprador, factura de compra. Generalmente, el original se entrega al cliente y se elaboran dos copias, una para el archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de la contabilidad.

Los adquirientes de bienes muebles o servicios están obligados a exigir la factura  o documento equivalente al igual que exhibirlo  cuando los funcionarios de la administración tributaria debidamente comisionados para el efecto lo exijan

La factura se debe expedir con los siguientes requisitos:

žEstar denominada expresamente como factura de venta. (Pre impreso). žNumeración en orden consecutivo. (Pre impreso). ž Apellidos y nombre o razón social y NIT del vendedor o de quien preste el servicio. (Pre impreso). ž Apellidos y nombre o razón social del adquiriente los bienes o servicios. ž Fecha de expedición. žDescripción específica o genérica de los artículos vendidos o servicios prestados. ž El nombre o razón social y NIT del impresor de la factura. (Pre impreso). žValor total de la operación ž Indicar la calidad de retenedor del impuesto sobre las ventas.

CHEQUE 

žEs un titulo valor por medio del cual una persona llamada “girador”, ordena a un banco llamado “girado” que pague una determinada suma de dinero a la orden de un tercero llamado “beneficiario”.

COMPROBANTE DE PAGO

žLlamado también orden de pago o comprobante de egreso, es un soporte de contabilidad que respalda el pago de una determinada cantidad de dinero por medio de un cheque. Generalmente, en la empresa se elabora por duplicado, el original para anexar al comprobante diario de contabilidad y la copia para el archivo consecutivo.

žPara mayor control en el comprobante de pago queda copia del cheque, ya que el titulo valor se entrega al beneficiario. Los soportes contables deben asentarse en forma ordenada y resumida, expresando claramente las transacciones que diariamente se realizan en una empresa

Documentos o Soportes Contables

Los documentos o soportes contables son aquellos que se utilizan en toda transacción comercial o negociación todo tipo de empresa debe generar una serie de documentos que sirven de base para el registro de la información relacionada con la forma como se hizo la operación y sus condiciones estos documentos respaldan la transacción comercial  a la vez sirven de soportes contable


Clases de documentos o soportes contables 

los documentos o soportes contables se clasifican en negociables y no negociables 

    Documentos negociables 


son aquellos documentos que por seguridad y comodidad cuando las personas realizan negocios prefieren no cancelar con dinero en efectivo sino con documentos con ellos pagan o respaldan deudas adquiridas los principales son :

• El cheque 
• La letra de cambio 
• El pagare 
• La libranza 
• La factura cambiaría 
• El certificado de deposito

        Documentos no negociables

Son aquellos documentos que solamente sirve de información sobre las condiciones de una transacción comercial y ademas suministran las datos necesarios para su registro contable sin embargo no tienen carácter negociable.

• La Cotización 
• El pedido 
• Remisión
• Factura
• Nota Débito
• Tarjeta Kardex
• Recibo de Caja 
• Recibo de Caja Menor 
• Comprobante de Pago
• Consignación
• Nota Crédito 

                      Cotización

La cotización es un documento no negociable que me permite conocer información referente al objeto que se decía comprar o que se ofrece en venta y las condiciones bajo los cuales se acepta la negociación 

El objetivo fundamental de una cotización es la de facilitar al cliente la toma de decisiones acerca de la mejor por esta razón antes de realizar una negociación el interesado debe solicitar varias cotizaciones 

               Pedido

El pedido es un documento comercial no negociable el cual una vez determinada la mejor opcion el cliente procede a elaborar el pedido el cual contiene información sobre el objeto  que desea comprar y las condiciones bajo las cuales acepta la negociación

el objetivo fundamental del pedido es dejar constancia del compromiso del cliente de comprar un objeto o servicio especifico.

                                                 

                 Remisión

La remisión es un documento comercial no negociable que me permite proceder al despacho de la mercancía o a prestar el servicio solicitado la mercancía se despacha con una remisión en la cual se relacionan los objetos enviados 

el objeto fundamental de la remisión es el de permitir al comprador la confrontación de la mercancía recibida con la solicitud de su pedido.

                                                     

                Tarjeta Kardex 

Es un documento comercial  no negociables que es utilizado en el momento de efectuar la remisión el kardista o almacenista procede a dar salida de la mercancía en la tarjeta de Kardex donde se lleva el control de las existencias 

El objeto fundamental de la de Kardex es el de disponer de un control permanente de las entradas y salidas de cada uno de los artículos con el objeto de obtener analizado el saldo disponible para la venta.

                     Factura 

Es un documento comercial no negociable que me permite una vez despachada la mercancía y recibida la copia de la remisión debidamente firmada por el comprador como prueba de haberla recibido a sastifacion elabora la factura correspondiente 

El objeto fundamental de la factura es la de servir de base para el cobro de la mercancía despachada o servicio prestado al cliente una factura comercial.

                Recibo de caja 

El recibo de caja es un documento comercial no negociable que se diligencia cuando por diferentes conceptos ingresa dinero a la empresa

El recibo de caja tiene como objeto fundamental seguir de comprobante de todos los ingresos monetarios y de constancia de pago efectuando por un cliente.

                    

              Recibo de caja menor 

El recibo de caja menor es un documento no negociable que nos sirve como constancia para controlar el dinero en efectivo que se maneja en las empresas 

El recibo de caja menor tiene las siguientes cualidades 

Es un recibo que sirve para manejar mínimas cuantías de dinero y se utiliza cuando se necesita para transporte urbano, para compra de elementos de oficinas, aseo, compras cafetería, etc 

Se utiliza cuando los pagos son pequeños por lo general todas las empresas crean un fondo de caja menor con un reglamento especifico.

                Recibo de consignación

El recibo de consignación  se considera un documento comercial no negociable y es diligenciado cuando se deduce depositar determinada cantidad de dinero en efectivo en cheques o recibos de tarjeta de crédito. en una cuenta corriente bancaria para que el comprobante de consignación tenga validez es necesario que  lleve el sello y firma del cajero.

El objetivo fundamental del comprobante de consignación es seguir de constancia del valor depositado en una cuenta corriente bancaria un comprobante de consignación.

                

                     Nota Debito 

En el sector bancario la nota débito representa una disminución en los saldos de las cuentas corriente por el cobro de chequeras comisiones e intereses.

El objetivo fundamental de la nota débito es informar sobre los movimientos de las cuentas de los clientes.

                      Nota Crédito

La nota crédito se diligencia cuando se necesita informar a un cliente que su deuda se ha visto disminuido.

En el sector bancario representa un incremento en los saldos de las cuentas corrientes, por prestarnos concedidos u otros conceptos.

El objetivo fundamental es informar sobre la disminución o cancelación de una deuda.

 

                        Cheque 

Es un documento comercial negociable mediante el cual el titular de una cuenta corriente bancaria ordena al banco que page determina cantidad de dinero a una persona natural o jurídica previa presentación firma y entrega del cheque al mismo plano.

  

                      

                  Cheque cruzado 

Este tipo de cheque tiene como característica un par de lineas paralelas en uno de sus ángulos superiores que indica que solo puede hacerse efectivo mediante su consignación es decir no se puede cobrar por ventanilla.

      Cheque Especialmente Cruzado

Este cheque tiene la característica que en el par de lineas trazadas de uno de los ángulos superiores del cheque se escribe la indicación de ser cobrado únicamente por esa persona, el cheque no puede ser endosado a otra persona para su cobro.

                Cheque De Gerencia 

Este cheque es girado por los bancos contras sus propios fondos puesto que este cheque se hace efectivo al primer beneficiario y tiene el respaldo del banco como girador y ofrece total garantía para el beneficiario.

           Cheque De Certificado 

Por solicitud del girador el banco certifica que la cantidad girada en el cheque se encuentra depositada en la cuenta correspondiente para ello el funcionario encargado el banco de las cuentas corrientes estampa un sello con la leyenda "certificada" y la firma de el para dar crédito al sello.